Conseils pour être plus efficace

Investir dans l’homme et la machine pour accroître l’efficacité

Dans le domaine des technologies de l'information et de la communication (dites ICT), le progrès avance à la vitesse de l'éclair. Avec des formations continues taillées à la mesure des besoins individuels de vos collaborateurs, vous exploitez au mieux le potentiel de la technologie. 

Apprenez-en davantage sur les atouts de l'effort d'apprentissage initial avec de nouveaux logiciels.


Conseil: Collaboration avec Outlook

Comment réduire l'effort organisationnel avec la fonction du calendrier dans Outlook.

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Tutorial Outlook


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Conseil: Efficacité dans la création de rapports

Comment accroître facilement votre efficacité au travail grâce à quelques fonctionnalités offertes par Excel.

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Tutorial Pivot-Tabellen


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Article: Investir dans l’homme et la machine pour accroître l’efficacité

Le quotidien professionnel du 21e siècle est fortement marqué par l’évolution incessante des technologies de l’information et de la communication. Ce progrès constant nous aide à gérer les processus de travail complexes. Il exige toutefois d’être disposé à apprendre, de manière à exploiter le potentiel des auxiliaires techniques. Celui ou celle qui maîtrise ces applications grâce à une formation ciblée maîtrise aussi les possibilités offertes par le progrès technique.

Suivant la branche et la taille de l’entreprise, l’administration doit répondre à des exigences spécifiques. Tandis que la division du travail est déjà marquée dans les entreprises de taille moyenne, une seule et même personne assume des fonctions variées dans les petites et les micro-entreprises. Si cette personne ne dispose pas d’une formation commerciale ou d’une formation continue dans ce domaine, sa connaissance des applications informatiques reste superficielle. La palette Microsoft Office n’est donc souvent pas exploitée de manière optimale, simplement par ignorance de son potentiel.

Utiliser efficacement les ressources

Une utilisation responsable des ressources est exigée à tous les niveaux. Afin d’assurer l’application efficace des techniques d’information et de communication qui ne cessent d’évoluer, mieux vaut ne pas faire d’économies au niveau de la formation. Lors de l’introduction d’une nouvelle version de MS Office, par exemple, les collaborateurs ne devraient pas se retrouver seuls face à la nouvelle conception des programmes. Contraints de se débrouiller sans aide professionnelle, il leur faudra nettement plus de temps pour être en mesure de travailler au même rythme qu’avant. A cela s’ajoute la perte de motivation. Une demi-journée ou une journée de formation suffit pour faciliter largement l’entrée en matière et raccourcir la phase d’acclimatation. L’expérience a montré qu’il vaut mieux investir dans l’individu que dans la machine. Cela permet notamment de former les collaborateurs à adopter une stratégie d’archivage efficace, numérique et analogique, et d'éviter l'achat onéreux que représente un système de gestion des documents.

Etablir des rapports chiffrés

La gestion des chiffres clés est essentielle pour diriger une entreprise de manière efficace. Les techniques permettant de relever ces chiffres et de les présenter de manière claire sont donc de première importance. Les nouvelles versions d’Excel, à partir de 2007, offrent de nombreux outils permettant aux collaborateurs même débutants d’exploiter des données de manière simple. L’outil le plus puissant dans ce contexte est le tableau croisé dynamique. Mais avec les nouveaux filtres, les listes dynamiques sont faciles à exploiter, elles aussi. A partir d’Excel 2013, la simplification de l’importation et de l’analyse des données va encore plus loin. Ces atouts ne peuvent toutefois être maximisés que lorsque des utilisateurs bien formés sont en mesure d’exploiter le potentiel offert par le logiciel.

Compétence d’organisation

L’utilisation correcte de la technique de communication, comme la coordination de rendez-vous ou la rédaction et l’administration des e-mails, renferme de nombreux moyens de travailler de manière plus efficace. Permettant une communication asynchrone, l'e-mail s'est imposé de façon universelle: l’expéditeur comme le destinataire du message écrivent ou répondent quand ils en ont le temps. Cette caractéristique a incroyablement facilité le travail de bureau dès le début des années 1990. Dorénavant, les utilisateurs s’attendent à recevoir une réponse immédiate. Comment, dans ce contexte, introduire une gestion raisonnable du temps? Il est apparu qu’en plus de stresser, ce mode de communication demandait aussi beaucoup plus de temps, puisqu’il implique de faire plusieurs choses à la fois. Le fait de devoir être toujours joignable, de tout avoir à disposition en ligne, de faire tout, partout, et si possible en même temps, n’est pas en accord avec la physiologie humaine. Aujourd’hui, les secteurs de connaissances sont davantage appréhendés en réseau et traités de façon groupée, par exemple au moyen de l’outil de gestion du calendrier dans Outlook. La tendance est clairement à l’abandon du travail multitâche, au profit d’un retour aux piles de tâches identiques.

Un effort initial récompensé

L’efficacité peut être accrue par paliers raisonnables. La disposition à fournir l’effort initial est toutefois incontournable. Et lorsque le résultat est l’absence de problèmes lors de l’utilisation d’un ordinateur, le gain de temps est énorme. Eviter les urgences quotidiennes et les petits détours permet non seulement de gagner du temps mais aussi d’accroître le flux de travail. Apprendre à paramétrer des QuickSteps et des règles, à utiliser la correction automatique ou à créer des modèles dans Outlook évite d’avoir à répéter sans cesse les mêmes tâches manuelles. Il en va de même pour Word, PowerPoint et, surtout, Excel. En matière d’efficacité, ce programme est un véritable bijou lorsque l’on apprend à créer les outils et formulaires dont on a besoin.


Auteur: 

Sibylle Jäger

Sibylle Jäger, formatrice avec brevet fédéral (OFFT/FSEA), Coach MAS HE,
ECDL Advanced Examiner, formatrice à l'Ecole-club Migros

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