Comment réussir à accomplir tout ce que vous aviez prévu dans votre agenda

Cinq conseils pour travailler efficacement au bureau

Bien que vous ayez travaillé toute la journée à vos différentes tâches vous n’avez pas réussi à accomplir ce que vous aviez prévu dans votre agenda. Comment faire pour être plus efficients et éviter de se disperser.

Grâce à ces cinq conseils, vous optimisez votre temps de travail.

effizient arbeiten

1. Fixer des priorités avec Pareto et Eisenhower 

Le principe de Pareto porte le nom du socio-économiste Vilfredo Pareto. Selon ce principe, 20% des ressources suffisent pour obtenir 80% des résultats. Bien appliqué, ce principe vous aide à fixer des priorités et donc à travailler de manière plus efficace. Dans la pratique, il est recommandé de répartir les tâches à accomplir dans quatre catégories selon la matrice d’Eisenhower (visuel ci-dessous):

  • Important, mais pas urgent: ces tâches doivent être planifiées. 
  • Important et urgent: ces tâches doivent être traitées immédiatement.
  • Urgent, mais pas important: ces tâches doivent être déléguées.
  • Ni urgent ni important: ces tâches doivent être éliminées

On considère que de nombreuses tâches responsables de 80% du succès se dissimulent dans la catégorie «Important, mais pas urgent».

matrice eisenhower

2. L’essentiel d’abord

Bien que chaque heure dure 60 minutes, toutes les heures ne se ressemblent pas. La plupart d’entre nous travaillons le mieux et le plus efficacement le matin, une fois reposés. Tenez-en compte en planifiant votre journée: ce serait bien de se concentrer sur des tâches plus complexes ou qui demandent plus d’attention. Ces heures de productivité optimale devraient être consacrées à 100% aux activités importantes.

3. Accordez-vous une pause

Différentes études montrent que notre cerveau travaille le plus efficacement lorsque nous faisons une pause au bout de 90 minutes au maximum. Tony Schwartz décrit ce phénomène dans son bestseller du New York Times - The Way We’re Working Isn’t Working. «Notre corps a un rythme fonctionnant à intervalles de 90 minutes. Il s’agit du rythme ultradien variant entre excitation et fatigue. Si vous travaillez pendant une période de 90 minutes, différents signes de fatigue apparaissent sur le plan physiologique; votre corps vous dit: Accorde-toi une pause! Recharge-moi!» 

Si vous sautez les pauses, vous travaillez à l’encontre de votre santé et générez des baisses d’énergie durables. Alors prenez au sérieux vos pauses et votre temps de récupération!

4. Une chose après l’autre: adieu au multitasking!

Il est certes possible de faire plusieurs choses en même temps, mais il est impossible de se concentrer sur plusieurs choses en même temps. La focalisation multiple est absolument contradictoire: si deux choses sollicitent en même temps notre concentration, notre cerveau est obligé de jongler sans cesse entre les deux. Cela a un prix: en moyenne, nous gérons les afflux de nos messages (mails, chats etc.) toutes les cinq minutes et nous avons besoin à chaque fois d’une minute pour nous concentrer de nouveau sur notre véritable tâche. 

Cela nous fait perdre du temps, et surtout de l’énergie. Essayez donc de trouver des créneaux où vous pouvez travailler sans être dérangé. Fermez par exemple votre programme d’e-mails ou déviez votre téléphone pour vous concentrer sur une seule tâche.

5. Venez à bout de la source de perturbation que constitue l’afflux d’e-mails

La société pour la recherche sur la consommation [Gesellschaft für Konsumentenforschung (GfK)] estime que chaque employé de bureau reçoit en moyenne quelque 600 e-mails par mois. Il faut environ trois minutes pour répondre à un mail. Cette activité est chronophage. Mais, comme répondre à un mail est simple, nous nous laissons souvent distraire. 

Et voilà comment y remédier: fixez-vous deux à trois créneaux par jour consacrés au traitement de votre boîte de réception et prévoyez une durée maximale adéquate. Sauf en cas d’urgence, veillez à respecter cette bonne pratique.

Choisissez sciemment votre moyen de communication. Un appel téléphonique est souvent plus rapide et plus efficace qu’un mail.

Et, surtout, agissez de manière conséquente. Vous ne pourrez pas tout changer du jour au lendemain. Mais chaque gain d’efficacité est un facteur de réussite, vous faisant atteindre 80% des résultats en utilisant 20% des ressources.

 

 

 

Auteur: Diana Osei / Supertext


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